Certes, vous ne serez jamais venu à l'esprit de dire le chef, "Hey, mon pote! Comment êtes-vous? «Sauf pour les rares occasions obtenez lorsque sur son visage et la tête, et un ami, il est inapproprié. Dans le même temps dans le cadre de la correspondance officielle nous nous permettons bloopers encore plus ambitieux. Mais, vous savez la lettre étiquette des affaires est nécessaire d'examiner solide et avoir une bonne réputation. Nous arrachons la devant vous tous les voiles qui cachent la vérité, et expliquent comment bien communiquer avec ses partenaires d'affaires.
Les spécificités de la relation d'affaires
Si vous voulez comprendre comment écrire des lettres à travailler, vous devez savoir ce qu'est la communication entreprise est différent de l'habituel. Comme tout autre, elle implique l'échange d'information, d'interaction et de la perception de l'autre. Mais la principale caractéristique de la communication d'entreprise est qu'il n'y a presque pas de composante personnelle. Par exemple, au travail ou dans toute organisation publique, nous avons pratiquement montré aucun traits caractéristiques de notre personnage ne plaisante pas, ne criez pas, ne danse pas, etc. ... Au contraire, nous avons mis sur un masque de calme, poli, et un homme d'affaires qui ne proshibesh pas.
Dans la communication d'entreprise est pas l'endroit pour les émotions. Aucun de vos partenaires, des collègues ou des clients ne sont pas satisfaits si vous commencez soudainement à pleurer ou de sauter de joie. Non, bien sûr que vous n'êtes pas un robot, mais quelque chose d'approchant. Au moins, vous devez éviter les émotions vives et profondes.
Une autre caractéristique de la communication d'entreprise - il est impossible d'arrêter quand vous le voulez. Autrement dit, dans la vie ordinaire, cela arrive aussi, par exemple, lorsque vous parlez dans la loi ou les parents. Mais dans la sphère professionnelle, il est tout à fait impossible de quitter, si un client ou entreprise, vous demandez quelque chose à propos de partenaire. Également ignoré ses lettres, messages et appels - il ya un risque de perdre leur emploi après cela. Voilà pourquoi les différentes exigences pour les postes vacants de ligne si populaire à propos de la tolérance au stress, et travailler comme une équipe, parce que, dans un environnement d'affaires, vous devez faire face et de traiter avec toutes sortes de gens.
Dans la communication d'entreprise est toujours un objectif. Si la cuisine avec des amis que vous allez juste pour parler (bien que cela, aussi, se présenter à leurs besoins), alors vous venir travailler avec certaines personnes avec le concept assez simple. Cela peut être une discussion du projet, la planification du travail de l'organisation pour les six mois ou quelque chose d'autre à venir. Par conséquent, cette fonctionnalité constitue le caractère de la communication d'entreprise: soutenue, "à sec", une digression rapide, claire et sans. Au moins, voilà comment les choses fonctionnent dans la plupart des situations.
Lettre d'affaires de l'étiquette générale
Naturellement, la langue écrite est très différent du verbale: il vous ne pouvez pas l'intonation accents. Et les règles de l'étiquette dans ce cas beaucoup plus - au moins, il semble donc pour le moment, lorsque vous décidez d'écrire une lettre d'affaires.
Il faut aussi mentionner le papier. Si, auparavant, en parlant de la lettre, vous imaginez immédiatement l'enveloppe blanche comme la neige, trempé dans une boîte aux lettres, mais maintenant la situation a changé. Courrier ordinaire sont de moins en moins, alors que l'e-gagnant son élan. Nous ne devons pas oublier que le papier pour les lettres doit être parfaitement propre et battu - il est une question de réputation. Il est souhaitable d'avoir un en-tête avec le logo et le numéro de téléphone pour la correspondance d'affaires. Toutes les pages, à l'exception du titre, doivent être numérotées.
Cependant, le courrier normal est de plus en plus utilisé à ne pas envoyer des courriels, et d'envoyer les contrats et autres documents d'affaires. La communication est à la merci des e-mails. Par ailleurs, lorsque vous avez besoin pour résoudre rapidement tout problème, et un traitement approprié et de saluer chaque message répété peut être omis. Mais de toute façon la première lettre devrait commencer avec un design comme ceci: «Bonjour, monsieur Smith ...".
Dans l'écriture (en particulier les entreprises) de l'alphabétisation une importance particulière. Lorsque vous êtes juste de parler à quelqu'un, vous évité de justesse une volonté délibérée des erreurs de la parole et de la rugosité, plaçant le droit d'accent. La lettre peut aussi devenir lacunes apparentes dans toutes vos connaissances de la langue russe. Par conséquent, si vous ne vous sentez pas à l'aise dans leur propre alphabétisation, avant d'envoyer la lettre mieux une fois de plus vérifier les erreurs grammaticales. Ne pas oublier d'écrire le début de la phrase avec une majuscule et ponctuer, parce que sans cela, il est très difficile de comprendre le sens du message. Utilisez un point pour les omissions et la structuration du texte.
Parler du style de communication, nous ne devons pas oublier que votre lettre en premier lieu, doit être «lisible». Qui est recommandé pour éviter les structures multi-niveaux complexes et les mots inutiles (sauf lorsque vous - un avocat, ou il est nécessaire pour la correspondance). Apportez des exemples vivants, diluer les diagrammes de texte et des graphiques - il rend l'information plus visible et compréhensible. Langue de la correspondance d'affaires, contrairement à l'habitude, souvent en proie à des jargon et les clichés - ce qui est une règle d'étiquette.
Les nuances de la correspondance d'affaires
Plus tôt nous avons parlé de la correspondance d'étiquette des affaires en général. Cependant, il existe de multiples nuances, la description de ce qui est pas quelque chose qui est digne d'un article distinct, mais l'ensemble du livre. Nous avons sélectionné pour vous les caractéristiques les plus populaires et les plus importants de la lettre d'affaires. S'il vous plaît les trouver.
La structure de la lettre commerciale
Comme tout autre, une lettre de l'entreprise a une structure claire. Mais cela est normal si elle peut être très variées selon les cas, et en fonction de vos envies, dans la notification de service a des règles assez strictes de l'écriture. Dans le même temps il n'y a pas de norme unique par lequel la plupart des lettres émises - habituellement chaque entreprise a ses propres règles. Néanmoins, nous offrons le cadre plus général de l'e-inscription d'une lettre d'affaires qui sera pertinente à quatre-vingt dix pour cent des cas.
"Chapeau" la lettre correspondant au style de l'entreprise
Rappelez-vous, un peu plus haut, nous avons parlé de la nécessité pour chaque entreprise d'avoir leurs propres formes de papier de marque solides? La même chose vaut pour les e-mails. Si vous ne existez toujours pas, les autorités suggèrent cette initiative. Bien sûr, le département de support technique vous maudissez, mais une lettre de votre organisation se penchera plus respectable.
Salutation
Le message de l'entreprise est pas nécessairement une salutation en tant que tel (le mot «bonjour» et «bon après-midi) - à la place, il est recommandé de communiquer immédiatement avec le destinataire par son nom patronymique. Toutefois, si le interpersonnelle de la correspondance, mais ne porte caractère formel, il serait approprié poprivestvovat son interlocuteur dans la première lettre.
Le contenu principal de la lettre
Cet élément d'information a la charge la plus élevée: dans ce que vous divulguez dans le but de leur traitement. Il peut y avoir plusieurs aspects, respectivement, chaque présentation doit commencer par un seul paragraphe. L'isolement est nécessaire en raison du fait que sur chaque question, en règle générale, de prendre des décisions indépendantes. Les exemples incluent les phrases suivantes: «s'il vous plaît», «informer», «offre considération», etc. ... Rappelez-vous que dans l'aspect a également sa propre structure. Vous devez prouver la pertinence de la demande, de divulguer son contenu décrivent le résultat attendu dans le cas d'une réponse satisfaisante et formulent certaines garanties pour la destination.
Adieu
Contrairement à la parole conversationnelle normale, dans des lettres d'affaires pas utilisé la formule verbale directe. L'objectif de la dernière phrase est une expression de respect et un hommage à la politesse. Par exemple, "Sincèrement," "meilleurs voeux", "respect", "avancer reconnaissant pour la réponse», etc. ...
Signature personnelle
Il devrait contenir votre nom, prénom et patronyme, la position (éventuellement avec le nom du département), ainsi que les numéros de contact. Sans cela, il est souvent très difficile de rester en contact avec la personne. Par ailleurs, il est maintenant l'option d'une signature électronique. Il est un fichier spécial avec une signature apposée de texte automatiquement à la fin de chaque message. Son utilisation est considérée comme bonne forme dans les grandes entreprises. En outre, il peut agir comme un annonces discrète dans votre organisation. Si nous parlons de la taille, la signature électronique ne doit pas être plus de cinq ou six lignes et de dépasser le montant de soixante-dix personnages.
Un lien vers le site Web et le logo de l'organisation
Ce sont les mêmes éléments de l'identité d'entreprise, ainsi que des en-tête. Aussi, si vous envoyez des offres promotionnelles ou offres de coopération, que vos destinataires seront comblés par le fait qu'ils ne doivent pas chercher à travers tout l'Internet à la recherche d'informations sur la société.
Il convient de rappeler que la structure est tout à fait cette universel peut varier en fonction du type de message. Stand promotionnel, vous, la garantie et les lettres, invitations, avis, déclarations, des rappels, avertissements et demandes merci. Mais la quasi-totalité d'entre eux appliqué cette structure.
La taille de l'e-mail des normes de l'étiquette clairement stipulées: en règle générale, il doit être inférieur à deux fois plus que manuscrite. Si vous voulez envoyer une grande quantité d'informations dans le corps de la lettre elle-même mieux de mettre un texte d'accompagnement à court, et le reste à émettre en pièce jointe. Dans les cas où il a une grande quantité de plus d'un mégaoctet, la destination mieux à ce sujet pour avertir - toutes les entreprises paient pas pour un accès illimité à l'Internet.
Répondre à un message
Vous avez probablement remarqué que lorsque vous appuyez sur le "A" ("Répondre") lors de l'envoi des messages sur le thème de la lettre de réponse apparaît particule "Re ...". Il permet à votre destinataire à comprendre le message de ce que vous avez dit. Dans la fenêtre qui ouvre et le texte qui précède correspondance. Effacer ou enregistrez - telle est la question.
Tout dépend de quel niveau de formalité correspondance. Autrement dit, si vous êtes en conversation avec un ami ou une autre personne avec laquelle le style très officiel option, vous pouvez supprimer l'excès, laissant une ligne qui permet de comprendre ce qui est parlé. Pour plus de commodité, vous pouvez aussi diviser sa lettre à ces mêmes citations et sous chacun d'entre eux de mettre sa réponse. Si la correspondance doit être adressée dans le cadre des formalités, vous gardez son contenu intact.
Discours formule
Comme vous pouvez le voir, des lettres d'affaires presque entièrement construits sur toutes sortes de clichés ou expressions clichés - qui démontrent un phénomène particulier. Il est très utile d'avoir à portée de main, "tirelire" de ces mêmes formules qui peuvent être combinés les uns avec les autres et écrire de longues lettres en mode semi-automatique. A propos de voeux obligatoire, nous avons écrit ci-dessus, de sorte que nous nous tournons vers survenant moins, mais les pensées tout aussi pertinentes.
L'expression de regret: «Nous regrettons de vous informer ..." "Malheureusement, nous ne pouvons pas accepter ..." "A mon grand regret, nous sommes confrontés à ...";
Praise: "Merci pour ...» «Permettez-moi d'exprimer ma gratitude à vous pour ...", "Compte tenu de votre énorme contribution à ..." "Comme vous menez experts dans leur domaine," "Merci pour ...";
Invitation, a souligné les émotions positives: "Nous serions ravis de vous entendre ...» «S'il vous plaît accepter notre invitation, et nous espérons que vous avez le temps ...» «Nous sommes honorés de vous offrir ....» «Je suis heureux de vous inviter ... »;
Le dernier membre de phrase: "Nous espérons que de poursuivre la coopération", "Nous sommes impatients de vous pour de nouvelles idées", "exprime sa confiance que le problème sera résolu dans un avenir proche", "Nous vous souhaitons de réussir»;
Conditions de réponse aux e-mails
Donc, vous avez envoyé un message, et la réponse est non. Il est logique que vous commencez à vous inquiéter de savoir si le destinataire a bien reçu votre message. Afin d'éviter cette situation désagréable dans l'avenir, utiliser la «réception», grâce à laquelle vous sera automatiquement envoyé pour confirmer que votre message a été lu. Soit saisir la chaîne avec une demande de le faire dans un message texte. Un autre moyen de contrôle est également un simple appel au destinataire avec la question de l'envoi de lettres.
En général, selon les normes de l'étiquette de la réponse de la communication d'entreprise ne doit pas être retardé pour une période de plus de deux jours. Si vous avez besoin de plus de temps, alors vous devez en informer votre partenaire par correspondance. Et, bien sûr, ne pas oublier, qui répond à toutes les lettres (à l'exception du spam évidente) - une garantie de réputation de votre entreprise.
Toute sorte de norme sociale implique un accord facilite les participants de communiquer leur interaction. Mais l'ignorance de ces règles peut apporter beaucoup de problèmes aux partenaires par correspondance. Par conséquent, imprimer cet article et l'accrocher sur le moniteur - et très bientôt tous exprimé nos normes elles-mêmes viennent dans votre conscience, plus vous apporter tout inconvénient.
